Садржај

1. 1 1. Немојте адресу користити у приватне сврхе
2. 2 2. Пазите шта и коме пишете
3. 3 3. Трудите се да све буде забележено и сачувано
4. 4 4. Пазите када кликћете на Reply All или Одговори свима
5. 5 5. Увек укључите шефа у конверзацију (cc поље)
6. 6 6. Пишите кратко и јасно
7. 7 7. Одговорите на сва питања
8. 8 8. Водите рачуна о граматици и правопису

Велики број запослених, у зависности од тога у којој делатности раде, добија емаил адресу од компаније у којој раде. Адреса служи за сваку врсту пословног комуницирања било са других запосленима, клијентима или партнерима. Приликом коришћења емаил адресе пожељно је придржавати се одређених правила како не би западали у проблеме. Навешћемо која су то правила:

1. Немојте адресу користити у приватне сврхе

Најбитније правило је да пословну емаил адресу не смете да користите у приватне сврхе. Адреса је власништво компаније и служи само за пословне потребе. Надлежни администратори могу да прегледају садржину ваших мејлова, и ту пронађу материјал који би могао да угрози ваше радно место.

2. Пазите шта и коме пишете

Свака конверзација преко званичног емаила мора да буде строго професионална. Све што напишете и пошаљете може бити сачувано на серверима, и увек се може употребити као доказ против вас. Зато немојте да шаљете увредљиве или бесне мејлове. Ако вас је неко избацио из такта, најбоље је да не одговарате одмах, већ да се смирите и сачекате неколико сати. Неке компаније чак имају приступ и чувају резевне копије мејлова које нисте послали, али стоје сачуване у вашем емаил клијенту.

3. Трудите се да све буде забележено и сачувано

Чувајте сваки емаил који примите или пошаљете. Никада не знате када може да вам користи. На пример, ваш колега који није урадио посао до краја, може да вас оптужи да му нисте доставили потребне информације. Зато је увек корисно да имате копију послатог мејла при руци, и докажете да није у праву.

4. Пазите када кликћете на Reply All или Одговори свима

У жару жеље да што пре одговоримо на емаил, може се десити да уместо на Reply (Одговори) кликнемо на Reply All (Одговори свима). У зависности од садржине мејла, можемо запасти у непријатну ситуацију, да група људи прочита емаил који је био упућен само једној особи

5. Увек укључите шефа у конверзацију (cc поље)

Ваш шеф увек треба да буде у току са свиме шта радите. У супротном, он може мислити да  не радите ништа или да радите неке небитне ситнице. Зато, када год вам се неко из компаније обрати са молбом за помоћ , или вам пошаље додатни посао, увек гледајте да шеф буде укључен у преписку. Међутим, и приликом обављања свакодневног посла, дешава се да се ствари искомпликују и одложе. Стога је потребно да шеф зна шта се дешава, јер може мислити да сте сувише спори.

6. Пишите кратко и јасно

Трудите се да будете концизни и да не трошите ни своје ни туђе време у писању и читању мејлова.

7. Одговорите на сва питања

Нико не воли неодређеност и недореченост. Постоје људи који несвесно испишу свашта, али не одговоре на сва питања. Немојте да дозволите да се то и вама деси, јер може да делује прилично неодговорно и као да нешто кријете.

8. Водите рачуна о граматици и правопису

Правилним писањем дајете до знања да сте одговорна особа, која поштује свог саговорника. Зато немојте журити, већ увек проверите да нисте случајно направили грешке у куцању.